Politique de confidentialité

Seulement ce qui sert à gérer la copropriété :

• Votre identité et vos coordonnées : nom, courriel, téléphones, adresse postale si vous n’habitez pas l’unité, langue de correspondance.
• Votre lien avec l’unité : propriétaire ou locataire, dates, occupant ou non. C’est le registre que la loi oblige le syndicat à tenir (art. 1070 C.c.Q.).
• Ce qui sert en cas d’urgence : contact d’urgence, accès à l’unité, besoin d’aide à l’évacuation si vous l’avez indiqué.
• Votre assurance habitation : assureur, numéro et échéance de la police, et l’attestation que vous déposez.
• Votre unité et vos véhicules : l’année du chauffe-eau (s’il y en a un par unité), et les plaques et modèles des véhicules que vous déclarez, pour gérer le stationnement et joindre le bon propriétaire en cas de besoin. Seule l’équipe GMGI les voit ; ni le conseil d’administration ni les autres copropriétaires n’y ont accès. Un véhicule retiré ne s’affiche plus.
• Vos échanges avec la gestion : demandes, permis, photos jointes, réservations, frais portés au compte de l’unité, notes d’appels.
• Votre compte bancaire, si vous payez par paiement préautorisé : institution, transit et numéro de compte, conservés chiffrés. Vous pouvez les modifier vous-même ; vous n’en revoyez que les trois derniers chiffres. Seule l’équipe GMGI responsable des prélèvements les utilise ; le conseil d’administration n’y a pas accès.

Nous ne recueillons ni numéro d’assurance sociale ni renseignement de carte de crédit. Les paiements par carte se font sur la page sécurisée de Square ; le numéro de carte ne passe jamais par Syndiko.

Pour administrer le syndicat : tenir le registre, vous transmettre les avis et les convocations, traiter vos demandes, joindre quelqu’un lors d’une urgence (dégât d’eau, incendie) et percevoir les sommes dues. Nous ne les utilisons à aucune autre fin, nous ne les vendons pas et ne faisons aucune publicité.

• L’équipe de GMGI, pour les besoins de ses fonctions.
• Les membres du conseil d’administration voient les factures et les demandes de leur syndicat, mais pas le registre des copropriétaires. S’ils ont besoin d’un renseignement, ils le demandent à GMGI.
• Vous voyez votre unité et vos propres renseignements, jamais ceux de vos voisins.
• Chaque syndicat est cloisonné : aucune personne d’un syndicat ne voit les données d’un autre. Ce cloisonnement est vérifié par des tests automatiques.

Syndiko, sa base de données et ses copies de sauvegarde sont hébergés au Québec, dans les centres de données d’OVHcloud à Beauharnois.

Quelques services externes reçoivent une partie de vos renseignements, pour une seule fin chacun :

• Postmark (ActiveCampaign, États-Unis) expédie les courriels de Syndiko : avis, convocations, invitations, suivis de demandes. Il reçoit votre nom, votre adresse courriel et le contenu du message, rien d’autre.
• QuickBooks Online (Intuit, États-Unis), pour les syndicats dont la comptabilité y est tenue : le nom, le courriel, le téléphone et l’adresse du propriétaire de chaque unité, afin d’émettre les cotisations et les états de compte.
• Anthropic (États-Unis), un outil d’intelligence artificielle qui lit certains documents pour en tirer des données (voir plus bas).
• Microsoft 365 de GMGI, pour la boîte facturation@gmgi.ca que Syndiko relève et pour les rencontres Teams des assemblées.
• Square, seulement si vous payez une réservation par carte : le paiement se fait sur sa page ; Syndiko n’en garde que la référence.

Syndiko fait lire par un outil d’intelligence artificielle (Anthropic, aux États-Unis) les factures des fournisseurs reçues à facturation@gmgi.ca et les polices d’assurance du syndicat, pour en tirer le fournisseur, les numéros, les dates et les montants (ou les garanties).

• Seul le document est transmis (le PDF ou la photo) : jamais le registre des copropriétaires ni le reste du courriel.
• Anthropic n’utilise pas ces documents pour entraîner ses modèles et les efface dans les 30 jours.
• L’outil propose, une personne décide : chaque facture est vérifiée par l’équipe de GMGI avant d’être envoyée au conseil d’administration ou entrée en comptabilité. Aucune décision n’est prise par l’outil seul.
• Une facture peut mentionner un numéro d’unité, parfois un nom, lorsqu’un travail a été fait dans une unité. Chaque consultation, chaque téléchargement et chaque décision sont inscrits dans un journal, avec la personne, la date et l’heure.
• Les factures et leurs pièces sont conservées au moins 6 ans, comme l’exigent les lois fiscales. Leur destruction suit la grille de conservation de GMGI, en préparation ; en attendant, rien n’est détruit.

• Connexion chiffrée (HTTPS) et mots de passe protégés par hachage.
• Double authentification obligatoire pour l’équipe de GMGI, offerte aux membres du conseil et aux copropriétaires.
• Accès limité selon le rôle de chacun, vérifié à chaque page.
• Journal des accès : connexions, consultations du registre et des factures, téléchargements et exports sont inscrits (qui, quoi, quand). La purge automatique des entrées de plus de 2 ans est en préparation ; en attendant, rien n’est effacé.
• Base de données inaccessible depuis Internet ; sauvegarde quotidienne, dont une copie chiffrée conservée hors du serveur, au Québec.
• Des témoins (cookies) strictement nécessaires, et aucun autre : votre session (gmgi_session), votre langue (syndiko_langue), et, pour l’équipe de GMGI seulement, le dossier en cours (gmgi_syndicat), l’appareil reconnu pour la double authentification (gmgi_2fa) et l’aperçu « voir comme » en lecture seule (gmgi_apercu). Aucun témoin de suivi ni outil de mesure d’audience.

Aussi longtemps que vous êtes lié à une unité gérée par GMGI. Votre accès au portail cesse à la date de la vente. Ensuite, nous conservons ce que la loi exige (le registre du syndicat, les pièces comptables pendant 6 ans) ; la destruction ou l’anonymisation du reste suit la grille de conservation de GMGI, en préparation.

Vous pouvez en tout temps, en écrivant à info@gmgi.ca :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet ;
• retirer votre consentement à une utilisation qui n’est pas exigée par la loi ;
• porter plainte si vous êtes insatisfait de notre réponse.

Nous répondons dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Tout incident de confidentialité est consigné dans un registre. S’il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans tarder la Commission d’accès à l’information et les personnes touchées.